Fehaciencia de Gastos SUNAT y los Retos de la Documentación Excesiva
La SUNAT ha sacado recientemente una guía de referencia respecto a la fehaciencia de cuatro gastos: a) gastos de remuneración al personal, b) gastos de publicidad; c) gastos de capacitación; d) gastos de viaje. Es decir, básicamente la SUNAT nos comenta qué documentación podría ser solicitada a efectos de que se verifique la fehaciencia de las operaciones.
Uno podría afirmar que hemos avanzando en aras de la seguridad jurídica, pues ‘guerra avisada no mata gente’ (o eso dicen), y ahora sabemos qué documentación la SUNAT solicitará a los contribuyentes. Sin embargo, el concepto de seguridad jurídica no se cumple si no existe razonabilidad en la actuación de la Administración Tributaria, y en los últimos años, la fehaciencia ha supuesto una observación rutinaria en las fiscalizaciones, precisamente, por la excesiva documentación requerida, más allá de lo razonable, para probar que las operaciones son reales.
En la Resolución No. 00120-5-2002, el Tribunal Fiscal, por ejemplo, señala la documentación mínima que el contribuyente debe presentar con el objeto de acreditar una operación real que:
“(…) puede concretarse de diversos medios, por ejemplo, para la adquisición de servicios que generan un resultado tangible, como es el caso de elaboración de análisis, e incluso, aquellos servicios que se plasman es un documento o informe final, tales como investigaciones científicas, estudios de mercado; el medio podría constituir la exhibición de un resultado concreto y tangible. Así, en el presente caso, los servicios de captación y selección de personal, pudieron haberse acreditado, por ejemplo, con la documentación dirigida a la recurrente respecto al referido proceso, en la que se haga referencia a las personas que participaron en el mismo, la calificación obtenida por cada participante y la relación final de personas seleccionadas, lugares a los que fueron asignados, tiempo por el que cada uno prestó servicios a la empresa etc. (…) asimismo, en caso no se cuente con los medios probatorios antes mencionados se podría recurrir a aquéllos en los que consten los acuerdos que dieron origen a la prestación del servicio, entre los que se encuentra, contratos escritos, comunicaciones, actas etc”.
Es decir, para sustentar la fehaciencia de una operación es posible utilizar diversos medios que razonablemente conduzcan a probar que el servicio se brindó en la realidad. Tomemos los gastos de viaje, cuya probanza de la fehaciencia es tratada en la guía que la SUNAT ha sacado hace poco.
Así, por ejemplo, una empresa envía a un trabajador a una conferencia sobre tecnología (causal para la empresa) en el extranjero y cuenta con: el registro contable de los gastos, los comprobantes de pago de sus gastos de viáticos por concepto de hospedaje y alimentación para sustentar el reembolso; y se cuenta con un certificado de asistencia.
Sin embargo, vemos que la SUNAT enumera 14 puntos de documentación que prueban la fehaciencia de los gastos por viajes, entre ellos: documentos que acrediten la participación del personal en los eventos, tales como: registro de asistencia, credenciales, fotografías, videos, entre otros. Por otro lado, también incluye a los registros audiovisuales, impresos u otros del evento efectuado, así como del merchandising entregado o recibido (entre otra documentación). También solicita la aprobación del jefe mediato o directivos, entre otra documentación.
Queremos entender que la SUNAT se refiere a que el conjunto (no todos y cada uno de los documentos listados) de diversos medios sirve para probar razonablemente la fehaciencia, pues de lo contrario, probar la fehaciencia de un gasto supondría en cada operación un despliegue de actos dirigidos a la recolección minuciosa de pruebas, perdiendo incluso el eje comercial de la operación y generando sobrecostos operativos.
Nótese que muchas veces los problemas de fehaciencia también son generados por el propio contribuyente, y no tienen que ver con la cantidad de información que este tenga, sino en las inconsistencias que dicha información presenta (i.e. entregables que no identifican al proveedor o ni están firmados, etcétera).
Adjuntamos la guía para su información.
La SUNAT ha sacado recientemente una guía de referencia respecto a la fehaciencia de cuatro gastos: a) gastos de remuneración al personal, b) gastos de publicidad; c) gastos de capacitación; d) gastos de viaje. Es decir, básicamente la SUNAT nos comenta qué documentación podría ser solicitada a efectos de que se verifique la fehaciencia de las operaciones.
Uno podría afirmar que hemos avanzando en aras de la seguridad jurídica, pues ‘guerra avisada no mata gente’ (o eso dicen), y ahora sabemos qué documentación la SUNAT solicitará a los contribuyentes. Sin embargo, el concepto de seguridad jurídica no se cumple si no existe razonabilidad en la actuación de la Administración Tributaria, y en los últimos años, la fehaciencia ha supuesto una observación rutinaria en las fiscalizaciones, precisamente, por la excesiva documentación requerida, más allá de lo razonable, para probar que las operaciones son reales.
En la Resolución No. 00120-5-2002, el Tribunal Fiscal, por ejemplo, señala la documentación mínima que el contribuyente debe presentar con el objeto de acreditar una operación real que:
“(…) puede concretarse de diversos medios, por ejemplo, para la adquisición de servicios que generan un resultado tangible, como es el caso de elaboración de análisis, e incluso, aquellos servicios que se plasman es un documento o informe final, tales como investigaciones científicas, estudios de mercado; el medio podría constituir la exhibición de un resultado concreto y tangible. Así, en el presente caso, los servicios de captación y selección de personal, pudieron haberse acreditado, por ejemplo, con la documentación dirigida a la recurrente respecto al referido proceso, en la que se haga referencia a las personas que participaron en el mismo, la calificación obtenida por cada participante y la relación final de personas seleccionadas, lugares a los que fueron asignados, tiempo por el que cada uno prestó servicios a la empresa etc. (…) asimismo, en caso no se cuente con los medios probatorios antes mencionados se podría recurrir a aquéllos en los que consten los acuerdos que dieron origen a la prestación del servicio, entre los que se encuentra, contratos escritos, comunicaciones, actas etc”.
Es decir, para sustentar la fehaciencia de una operación es posible utilizar diversos medios que razonablemente conduzcan a probar que el servicio se brindó en la realidad. Tomemos los gastos de viaje, cuya probanza de la fehaciencia es tratada en la guía que la SUNAT ha sacado hace poco.
Así, por ejemplo, una empresa envía a un trabajador a una conferencia sobre tecnología (causal para la empresa) en el extranjero y cuenta con: el registro contable de los gastos, los comprobantes de pago de sus gastos de viáticos por concepto de hospedaje y alimentación para sustentar el reembolso; y se cuenta con un certificado de asistencia.
Sin embargo, vemos que la SUNAT enumera 14 puntos de documentación que prueban la fehaciencia de los gastos por viajes, entre ellos: documentos que acrediten la participación del personal en los eventos, tales como: registro de asistencia, credenciales, fotografías, videos, entre otros. Por otro lado, también incluye a los registros audiovisuales, impresos u otros del evento efectuado, así como del merchandising entregado o recibido (entre otra documentación). También solicita la aprobación del jefe mediato o directivos, entre otra documentación.
Queremos entender que la SUNAT se refiere a que el conjunto (no todos y cada uno de los documentos listados) de diversos medios sirve para probar razonablemente la fehaciencia, pues de lo contrario, probar la fehaciencia de un gasto supondría en cada operación un despliegue de actos dirigidos a la recolección minuciosa de pruebas, perdiendo incluso el eje comercial de la operación y generando sobrecostos operativos.
Nótese que muchas veces los problemas de fehaciencia también son generados por el propio contribuyente, y no tienen que ver con la cantidad de información que este tenga, sino en las inconsistencias que dicha información presenta (i.e. entregables que no identifican al proveedor o ni están firmados, etcétera).
Adjuntamos la guía para su información.